Reforma Tributária: quais despesas podem gerar crédito de IBS e CBS para as empresas?

Com a Reforma Tributária, um dos temas que mais exigirá atenção das empresas será o aproveitamento de créditos de IBS e CBS. A nova sistemática de não cumulatividade tende a modificar a forma como as organizações analisam suas compras, despesas, fornecedores, documentos fiscais e contratos.
Embora a regra geral permita o aproveitamento de créditos sobre aquisições de bens e serviços vinculados à atividade econômica da empresa, isso não significa que toda despesa empresarial gerará crédito automaticamente.

Na prática, será necessário avaliar a natureza da despesa, o regime tributário do fornecedor, a efetiva incidência de IBS e CBS, a existência de documento fiscal eletrônico idôneo e eventuais limitações ou vedações específicas previstas na legislação.

Regra geral: nem toda despesa gera crédito automaticamente

A lógica da não cumulatividade do IBS e da CBS parte da possibilidade de aproveitamento de créditos nas aquisições de bens e serviços utilizados na atividade econômica da empresa.

No entanto, o crédito dependerá do cumprimento de requisitos legais. Em linhas gerais, será necessário verificar se a operação foi tributada, se está corretamente documentada e se não existe vedação específica para aquele tipo de gasto.

Esse ponto exigirá uma mudança importante na rotina empresarial. A análise não poderá ser feita apenas pelo valor da despesa ou pelo centro de custo contábil. Será preciso compreender a finalidade da aquisição, sua relação com a atividade da empresa e o tratamento tributário aplicável ao fornecedor.

Despesas que podem gerar crédito com maior segurança

Algumas despesas possuem tratamento mais favorável ao creditamento, especialmente quando a legislação afasta sua caracterização como uso ou consumo pessoal.

É o caso, por exemplo, dos Equipamentos de Proteção Individual, os EPIs. Quando fornecidos a empregados e administradores, esses itens podem gerar crédito de IBS e CBS, desde que observados os requisitos gerais de creditamento.

O mesmo raciocínio se aplica a uniformes e fardamentos. A legislação permite o aproveitamento de crédito nessas aquisições, independentemente de previsão em acordo ou convenção coletiva de trabalho.

O vale-transporte fornecido a empregados e administradores também pode gerar crédito, por previsão específica. Nessa hipótese, o crédito deve observar o IBS e a CBS incidentes na operação, sem redução automática em razão de eventual desconto realizado do empregado.

A alimentação fornecida aos empregados no estabelecimento da empresa durante a jornada de trabalho também merece destaque. Nessa situação, a despesa pode gerar crédito de IBS e CBS, e a legislação não prevê redução automática do crédito em razão de valores eventualmente descontados dos colaboradores.

Esses exemplos mostram que a Reforma Tributária exigirá uma análise mais técnica dos benefícios concedidos aos empregados. Alguns gastos poderão gerar créditos relevantes, desde que estejam corretamente enquadrados e documentados.

Despesas que exigem análise caso a caso

Outras despesas exigirão maior cautela. O plano de saúde, por exemplo, pode gerar crédito em situações específicas, especialmente quando o benefício decorrer de cláusula compulsória de acordo ou convenção coletiva de trabalho.

Nessa hipótese, o crédito fica limitado à parcela efetivamente suportada pela empresa. Valores repassados aos empregados, como mensalidades, dependentes, coparticipações ou outros descontos, não integram a parcela creditável.

O transporte fretado de colaboradores também deve ser analisado com cuidado. O crédito pode ser defensável quando o fretamento for necessário ao funcionamento da atividade empresarial, especialmente em locais sem transporte público adequado ou suficiente.

Por outro lado, se o transporte for oferecido essencialmente como comodidade aos empregados, sem necessidade operacional clara, o risco de questionamento tende a ser maior.

Também merecem atenção os serviços contratados de fornecedores optantes pelo Simples Nacional. Quando o fornecedor recolher IBS e CBS dentro do regime simplificado, o crédito da empresa contratante poderá ficar limitado ao valor efetivamente devido pelo fornecedor nesse regime.

Caso o prestador optante pelo Simples escolha apurar IBS e CBS pelo regime regular, o crédito poderá corresponder ao imposto incidente na operação, observadas as regras gerais.

Essa diferença pode impactar diretamente a formação de preços, a escolha de fornecedores e a competitividade comercial. Empresas que contratam muitos prestadores optantes pelo Simples precisarão avaliar como o regime escolhido pelo fornecedor afetará o crédito aproveitável.

Serviços profissionais, consultorias e manutenções

Serviços de consultoria, assessoria, advocacia e demais serviços profissionais podem gerar crédito de IBS e CBS quando contratados de pessoa jurídica, tributados e vinculados à atividade econômica da empresa.

Da mesma forma, serviços de manutenção de máquinas, equipamentos, imóveis e instalações utilizados na atividade empresarial também podem gerar crédito, desde que atendidos os requisitos legais.

No entanto, se o serviço for prestado por pessoa física não contribuinte ou por MEI, em regra, não haverá crédito de IBS e CBS, salvo quando houver previsão específica de crédito presumido.

Por isso, além de verificar o tipo de despesa, será essencial identificar quem é o prestador do serviço, qual regime tributário ele utiliza e se a operação está devidamente documentada.

Despesas que não geram crédito ou possuem restrição

Alguns gastos, embora comuns na rotina empresarial, não devem ser tratados como geradores de crédito.

É o caso de taxas, multas e demais obrigações de natureza pública que não representem contraprestação por fornecimento de bem ou serviço. Como não há operação tributada, não há IBS ou CBS a ser creditado.

Despesas com hospedagem em viagens corporativas também não geram crédito de IBS e CBS para a empresa adquirente, ainda que a viagem esteja relacionada à atividade empresarial. A legislação prevê vedação específica para esse tipo de crédito.

O mesmo ocorre com refeições adquiridas em bares, restaurantes e lanchonetes durante viagens corporativas. Ainda que o gasto seja necessário ao deslocamento de empregados, a legislação estabelece regra própria para esse segmento e veda ao adquirente a apropriação dos créditos correspondentes.

O seguro de vida contratado em benefício de funcionários também exige atenção. Em regra, não gera crédito de IBS e CBS, salvo quando seu fornecimento decorrer de obrigação legal ou regulamentar trabalhista.

Por que as empresas devem revisar suas despesas

A Reforma Tributária exigirá das empresas uma revisão mais detalhada de seus centros de custo, contratos, cadastros de fornecedores, documentos fiscais e sistemas de gestão.

A apropriação indevida de créditos poderá gerar riscos fiscais. Por outro lado, deixar de aproveitar créditos legítimos poderá aumentar o custo tributário da operação.

Por isso, será importante mapear as principais despesas da empresa, identificar quais fornecedores estão envolvidos, avaliar o regime tributário aplicável a cada contratação e revisar os processos internos de emissão, recebimento e conferência de documentos fiscais.

Também será necessário integrar as áreas fiscal, contábil, financeira, jurídica, compras e tecnologia. O correto aproveitamento de créditos dependerá não apenas da interpretação da legislação, mas também da parametrização adequada dos sistemas e da qualidade das informações fiscais.

Preparação é essencial

A Reforma Tributária não trará apenas uma mudança de tributos. Ela exigirá uma nova forma de analisar compras, despesas, contratos e fornecedores.
Nesse contexto, compreender quais gastos podem gerar crédito de IBS e CBS será essencial para reduzir riscos, preservar competitividade e melhorar a gestão tributária das empresas.

A orientação da Gram Contábil é que as empresas iniciem desde já o mapeamento de suas despesas e revisem seus processos internos, para identificar oportunidades de crédito, evitar apropriações indevidas e se preparar com mais segurança para a nova sistemática tributária.

A Gram Contábil acompanha de perto as atualizações da Reforma Tributária e está à disposição para auxiliar sua empresa na análise dos impactos do IBS e da CBS, inclusive quanto ao correto aproveitamento de créditos.